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Datenschutzerklärung

Pre-Launch-Entwurf – kein Rechtsrat. Diese Seite ist ein vorläufiger Entwurf zur Closed-Beta-Vorbereitung und wird vor einem öffentlichen Launch juristisch geprüft und finalisiert. Dieser Entwurf beschreibt noch nicht jede Verarbeitung vollständig (u. a. KI-gestützte Extraktion über einen US-Dienstleister sowie Hosting- und Mail-Dienstleister). Eine vollständige, geprüfte Fassung folgt vor dem Launch.

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen.

2. Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber (InvoGuard).

Welche Daten werden erfasst?
- Bei der Nutzung von InvoGuard werden hochgeladene PDF-Rechnungen temporär verarbeitet.
- Rechnungsdaten werden NICHT dauerhaft gespeichert.
- Bei Registrierung: E-Mail-Adresse für Kontoführung.
- Bei Zahlung: Zahlungsdaten werden von Stripe verarbeitet.

3. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
- Berichtigung unrichtiger Daten
- Löschung Ihrer Daten
- Einschränkung der Verarbeitung
- Datenübertragbarkeit
- Widerspruch gegen die Verarbeitung

4. Automatisierte Rechnungsanalyse (KI-Dienstleister)

Für die automatische Extraktion der Rechnungsdaten setzen wir einen KI-Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:
- OpenAI (Vertragspartner: OpenAI Ireland Ltd.; Verarbeitung auch durch OpenAI, L.L.C., USA): Der Inhalt der hochgeladenen Rechnung wird zur Extraktion der Rechnungsfelder an die OpenAI-API übermittelt. Rechnungen können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Namen, Anschriften, IBAN bei Einzelunternehmern).
- Übermittlung in die USA: Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO, namentlich der EU-Standardvertragsklauseln (Module 2 und 3), wie sie das Auftragsverarbeitungs-Addendum (DPA) von OpenAI Ireland Ltd. vorsieht; der Abschluss des DPA erfolgt vor einer Verarbeitung echter Kundendaten. Wir stützen die Übermittlung NICHT auf das EU-U.S. Data Privacy Framework, da OpenAI nicht in der DPF-Teilnehmerliste geführt wird; ein Transfer-Impact-Assessment ist vorgesehen.
- API-Daten werden von OpenAI standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet.
- Die Verarbeitung dient ausschließlich der Erstellung Ihres Excel-Exports; eine dauerhafte Speicherung der Rechnungsinhalte bei InvoGuard erfolgt nicht.

Weitere Auftragsverarbeiter:
- E-Mail-Zustellung (Anmelde-Links, Benachrichtigungen): Resend (Resend, Inc., USA). Es werden nur E-Mail-Adresse und Versandmetadaten verarbeitet, keine Rechnungsinhalte. Die Umstellung auf eine eigene Absenderdomäne erfolgt vor dem Produktivbetrieb; die US-Übermittlung wird auf Art.-46-Garantien (EU-Standardvertragsklauseln) gestützt.
- Ein EU-basiertes Fehler-/Betriebs-Monitoring (nur inhaltsfreie technische Daten: Zeitstempel, Codes, Stack-Traces; keine Rechnungsfeldwerte) ist vorgesehen, aktuell jedoch nicht aktiv.
- Eine aktuelle Subprozessorliste stellen wir Auftragsverarbeitungs-Kunden mit Änderungsmitteilung bereit.

5. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Session-/Login-Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Da keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt werden, ist keine Einwilligung (kein Cookie-Banner) erforderlich.

6. Zahlungsabwicklung

Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Stripe.